プライバシーポリシー

1. 事業者

4S株式会社 (以下「当社」) は、SPIKES GUILD (spikes.4s.link/guild) における個人情報の取扱いについて、 個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を遵守します。個人情報保護管理者および問い合わせ窓口: (問い合わせ窓口: 開設時に記載)

2. 取得する個人情報の項目

• 氏名 (漢字・かな・ローマ字・旧姓)
• 所属団体・在籍期間 (入部年・退部年・卒業/引退の別)・役職
• 勤務先・業種・役職 (OB・OG がご自身で登録した場合)
• 連絡先 (メールアドレス・電話番号・SNS アカウント)
• 18歳以上であることの申告

取得しない情報: 生年月日 (18歳以上であるという申告のみを保持します) / 顔写真・アバター (年鑑写真は団体単位で承認制として保持します) / 経歴本文・自己紹介 / 病歴・信条・犯罪歴などの要配慮個人情報 (データベースに項目自体を作りません)。

3. 取得方法

• 本人の入力 — ご本人がアカウントから登録する場合。
• 団体からの委託 — 学生団体が保有する名簿を、当社が団体からの委託を受けて 預かる場合。この場合、本人が引き継ぎ (claim) を完了するまで、データは当該団体の 管理者より外には出ません。他の団体のデータと突き合わせること (名寄せ) もしません。
• 公開情報の取得 — 大会結果・団体公式サイト等の公開情報から、団体の事実 (戦績・創立年など) を取得する場合。同意のない個人名を検索可能な形で公開することはしません。

4. 利用目的

• 学生団体の名鑑・年鑑・戦績の作成、保存および公開 (公開範囲はご本人が制御します)
• 団体運営の支援 (会費の請求・納付状況の管理、イベント運営、代替わりの引き継ぎ)
• 団体間のマッチング、および企業との協賛の媒介
• 統計情報の作成 (個人を識別できない集計値に限ります)
• 本サービスに関する連絡、不正利用の防止

名鑑の目的で取得した情報を、ご本人の改めての同意なく就職・採用の文脈に転用することはしません。

5. 公開範囲 (可視性) の決定方法

各項目の公開範囲は、次の 3 つの最も狭いものになります。 団体の管理者が、ご本人が同意した範囲を超えて公開を広げることはできません。

• 団体の管理者が設定した既定値
• ご本人の設定 (項目ごとに変更できます)
• ご本人が同意した上限 (同意の天井)

公開範囲の選択肢:

18歳以上であることの申告がない場合、すべての項目が非公開になります(年齢が不明な場合も非公開として扱います)。氏名・連絡先の既定値は非公開または団体内限定であり、 初期状態で一般公開になる項目はありません。また、ある年度に氏名を公開している方が 3 名未満の場合、その方が特定されることを避けるため、氏名の表示自体を停止します。

6. 第三者提供

• ご本人が公開範囲を「全体公開」に設定した項目を除き、第三者に提供しません。
• 企業に提供するのは団体レベルの集計値のみです (部員数・創立年・戦績数・ 協賛の履行実績など)。部員・OB の個人データ (氏名・連絡先・勤務先・進路) を企業に提供したり、 企業が閲覧・検索できるようにすることはありません。
• 法令に基づく場合、および人の生命・身体・財産の保護のために必要な場合を除き、 ご本人の同意なく提供しません。

7. 保存期間と破棄

• 団体から委託された名簿のうち、ご本人が引き継ぎ (claim) をしないまま招待から 24 ヶ月が経過したものは、暗号鍵ごと自動的に破棄します。以後、当該データは復元できません。
• ご本人が利用を継続している間は、名鑑・年鑑としての目的のために保存します (団体の歴史の保存が本サービスの目的であるため)。
• 団体が解散した場合、引き継ぎ済みの方のデータはご本人との直接の関係に切り替え、 未引き継ぎのデータは削除します。
• 同意の履歴のみ、法的な証跡として保持します (仮名の識別子だけを記録し、氏名等は含みません)。

8. 開示・訂正・削除の請求 (削除 = 暗号鍵の破棄)

個人情報はすべて暗号化して保管しており、鍵はご本人ごとに分かれています。 削除のご請求をいただいた場合、その方の暗号鍵を破棄します。 これにより、記録・下書き・投影データ・バックアップを横断して、その方の個人情報は 復号できなくなります (テーブルごとに削除して回る方式ではないため、消し漏れが構造的に発生しません)。

• 在籍・役職・戦績といった「事実の行」は、氏名と切り離された仮名の識別子のまま残ります (団体の歴史は保存されます)。
• それでも特定につながりうる表示 (例:「◯◯年度 主将」) を避けたい場合は、 役職行そのものの表示停止を選択できます。
• 年鑑スキャン等のファイルは 24 時間以内に削除します。

開示・訂正・利用停止・第三者提供の停止のご請求も同じ窓口で受け付けます: (問い合わせ窓口: 開設時に記載)

9. データの持ち出し (エクスポート)

団体は、自らのデータ (名簿・年鑑・戦績) を JSON / CSV / PDF で書き出せます。 当社がサービスを終了する場合も、事前の告知とアーカイブの提供を行います。 「永久保存」を掲げる以上、退出の自由を保証することが前提だと考えています。

10. 未成年の取扱い

SPIKES GUILD は18歳以上の方のみを対象とします。18歳未満の方は登録できません。 年齢の申告がない場合は、すべての項目を非公開として扱います。

11. 安全管理措置

• 個人情報の値は暗号化 (AES-256-GCM) して保管し、本人単位の鍵で管理します。
• 氏名・勤務先の閲覧 (団体内限定の範囲) は監査ログに記録します。
• 公開範囲の判定はサーバ側で行い、権限のない項目は応答に含めません (画面上で隠すだけの実装をしません)。

12. 改定

本ポリシーを改定する場合、本ページに掲示します。公開範囲が広がる変更については、 対象となる方から改めて同意を取得します (既存の設定が自動的に広がることはありません)。